KI-Beratung für KMU: Was wirklich zählt

Warum KI-Beratung für den Mittelstand gerade jetzt zählt

Und zwar seit wann macht er das eigentlich schon? Seit 1984. Vierzig Jahre, in denen Günther Hellberg Unternehmen und Unternehmerinnen in IT-Fragen berät – erst die großen Namen, Volkswagen, Continental, dazwischen auch Stadtverwaltungen, aber sein Steckenpferd, sagt er selbst, das sind die kleinen und mittelständischen Betriebe geblieben. Warum? Weil dort, so seine Beobachtung, die Entscheidungswege kürzer sind, die Budgetverantwortung sich leichter an einer Person festmachen lässt, und weil die Belegschaft, im Regelfall jedenfalls, offener für Neues ist als anderswo.

So, und genau diese Zahlen von eben, die er nicht zufällig immer wieder zitiert, sind für Hellberg im Grunde der eigentliche Grund, warum das Thema Beratung gerade jetzt so an Gewicht gewinnt: Der Abstand zwischen den Unternehmen, die längst mit KI arbeiten, und denen, die noch zögern und abwarten und sich sagen, das habe ja noch Zeit – dieser Abstand, sagt er, wird von Monat zu Monat größer, nicht kleiner. Wer wissen will, wo KI im eigenen Betrieb konkret ansetzt, findet den größeren Rahmen dazu im Leitfaden zu künstlicher Intelligenz im Unternehmen.

Was eine einzige Fehlentscheidung im Mittelstand kosten kann

Gut. Und was heißt das jetzt konkret, eine Fehlentscheidung, von der man sich nur wünschen kann, sie wäre nie getroffen worden? Hellberg, der ja nun wirklich seit vier Jahrzehnten zusieht, wie Unternehmen und Unternehmerinnen IT-Entscheidungen treffen, manche gut, manche eben nicht, sagt dazu ganz klar: Eine einzige verfehlte Entscheidung kann ein KMU im schlimmsten Fall die Existenz kosten. Sein Beispiel dafür, ganz konkret: eine unzureichende Sicherheitsinfrastruktur, über die im Ernstfall sämtliche Daten und Systeme verschlüsselt und für Wochen unzugänglich werden – und zwar bis hin zur Insolvenz.

Zack. Und dann gibt es eben noch die kleineren Fehlgriffe, die sich, wenn man nicht aufpasst, ganz von selbst zu etwas Großem summieren: das falsche E-Mail-System hier, die falsche Firewall dort, ein Server mit fragwürdiger Hardware obendrauf – rechnet man Projektzeit und Personentage zusammen, kommen laut Hellberg schon bei überschaubaren Vorhaben rasch 50.000 Euro und mehr zusammen. Im Endeffekt, sagt er, gilt fast immer dasselbe: Wer hier ohne fundierte Beratung entscheidet, zahlt am Ende doppelt – einmal fürs Projekt, und ein zweites Mal für die Korrektur.

• Sicherheitsinfrastruktur: Unzureichender Schutz kann bei einem Hackerangriff wochenlangen Systemausfall bedeuten – im Extremfall existenzbedrohend.
• Falsche Systemwahl: Ein ERP-System mit niedrigen Lizenzkosten, aber teurem Customizing kann am Ende ein Vielfaches der ursprünglichen Kalkulation kosten.
• Kleinere Fehlgriffe summieren sich: Das falsche Marketing-Tool, die falsche Firewall, der falsche Server – einzeln klein, in Summe schnell fünfstellig.

Live-Demo: Was ein KI-gestütztes Meeting-Tool konkret zeigt

So, jetzt aber zur eigentlichen Demo. Und hier hätte Hellberg, der ja nun auch komplexe Fälle mit Systemkopplung über Schnittstellen und Webhooks aus seiner Beratungspraxis kennt, durchaus etwas Anspruchsvolleres wählen können – hat er aber bewusst nicht, sondern sich für ein ganz einfaches KI-gestütztes Online-Meeting-Tool entschieden. Und warum gerade das? Weil sich, sagt er, der Nutzen daran am schnellsten zeigen lässt. Die Ausgangsfrage dazu lieferte ihm eine Berechnung, die er in seinem Vortrag gleich mit zitiert.

Und was zeigt Hellberg jetzt konkret an diesem einen Tool? Ganz genau das, was ein Meeting von der ersten bis zur letzten Minute begleitet: eine Agenda mit Zeittakt, ein Transkript, das live mitläuft, dazu die Möglichkeit, Fragen direkt im Tool zu stellen und beantworten zu lassen – und am Ende, das ist eben der Clou, ein einziger Klick, der aus dem gesamten Gespräch eine Zusammenfassung samt Aufgabenliste zieht, wahlweise als Fließtext oder als Aufzählung. Das fertige Protokoll liegt anschließend zum Download bereit. Kein Nachtippen. Kein Verschicken von Hand.

Was gute KI-Beratung für KMU ausmacht

Gut, damit sind wir eigentlich schon beim Kern der Sache. Für Hellberg hängt gute Beratung nämlich an einem einzigen roten Faden, den man, sagt er, auf keinen Fall in der falschen Reihenfolge abarbeiten sollte: erst die Grundlagen und Begriffe sauber klären, dann verstehen, in welchen Abteilungen – Einkauf, Marketing, HR, Produktion, was auch immer im jeweiligen Betrieb dranhängt – KI überhaupt sinnvoll ansetzt, dann, und erst dann, die passenden Werkzeuge auswählen, und ganz am Schluss die konkrete Umsetzung. Und am Ende, sagt er, steht eine ehrliche Bilanz: Welche Ressourcen sind hineingeflossen, und was hat das Pilotprojekt wirklich gebracht?

Ganz wichtig ist ihm dabei aber auch noch etwas anderes, sag mal die andere Seite der Medaille: Vor- und Nachteile von KI ganz klar zu benennen, statt Unternehmern und Unternehmerinnen nur die Chancen zu verkaufen. Jede Technologie, so sein Grundsatz, kann positiv wie negativ eingesetzt werden – und eine seriöse Beratung, sagt Hellberg, blendet genau das nicht aus.

• Fundament vor Tempo: Erst Begriffe und Grundlagen klären, dann Werkzeuge auswählen – nicht umgekehrt.
• Konkreter Anwendungsfall statt Grundsatzdebatte: Ein einzelner, gut messbarer Prozess – wie das Meeting-Beispiel – überzeugt oft mehr als ein abstraktes Strategiepapier.
• Chancen und Risiken gleichermaßen benennen: Seriöse Beratung zeigt auch, wo KI an Grenzen stößt oder Risiken birgt.
• Am Ende eine ehrliche Bilanz ziehen: Ressourcen und Nutzen eines Pilotprojekts gegenüberstellen, bevor ausgeweitet wird.

So, und damit sind wir eigentlich schon beim Fazit, das Hellberg gerne mit einem Zitat von Erich Kästner zusammenfasst: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es. Denn Theorie und Wissen allein, sagen wir mal, bringen erst mal recht wenig – das heißt, den ersten Anwendungsfall wirklich anzupacken, genau das ist im Grunde der Punkt, an dem sich zeigt, ob KI im eigenen Unternehmen überhaupt etwas bringt. Wie Unternehmer und Unternehmerinnen diesen Einstieg strukturiert angehen, zeigt der Leitfaden KI im Unternehmen einführen.

Typische Stolpersteine bei der Einführung

Und sag mal, warum kommen Mittelstand und KMU eigentlich überhaupt erst auf die Idee, sich für KI-Themen externe Beratung zu holen? Zwei Gründe nennt Hellberg dafür besonders häufig: Fachkräftemangel – also eben halt fehlende Personen im Haus, die Prozesse fachlich fundiert umsetzen können – und Geschwindigkeit. Denn ein KI-Projekt, das anderthalb bis zwei Jahre plant und plant und plant, statt endlich umzusetzen, das lässt den Wettbewerb im Zweifel längst hinter sich, beziehungsweise, genauer gesagt, links liegen.

Im Grunde, so Hellberg, gilt für die meisten dieser Stolpersteine dasselbe Muster, egal in welcher Branche: Sie entstehen genau dort, wo ein Unternehmen zu groß und zu unklar startet, anstatt mit einem eng begrenzten, gut messbaren Anwendungsfall zu beginnen. Wer diesen einen Fehler vermeidet, sagt er, hat schon den größten Teil der Arbeit getan.

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